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TecnoLOPD

TecnoLOPD Software s.l. Empresa de desarrollo de software de adaptación a la protección de datos para profesionales.

5 ventajas de contar con un software de control de horario

Sin duda, la administración del tiempo, es un factor crucial al que toda empresa que cuente con personal en sus instalaciones, debería prestar atención. En la actualidad existen compañías que inclusive controlan el trabajo remoto o teletrabajo, ya que prestan atención especial a la productividad de los empleados. Es por tal motivo que en el siguiente artículo hablamos de cuáles son las ventajas y beneficios de contar con un software de control de horario y por qué deberías pensar seriamente en implementar una solución con estas características.

Beneficios de contar con un software de control de horario

1.      La productividad aumenta

Un software de control horario, nos permitirá administrar con más rapidez y certeza algunos indicadores de desempeño en nuestros empleados y nos ayudará a definir a cuáles de ellos premiar con un bono de cumplimiento y a cuáles no. Que nuestros trabajadores sepan que existen beneficios por acudir a su lugar de trabajo en tiempo y que el control se hará de manera certera por medio de un software que no falla; los motivará para cumplir con las normativas establecidas y aumentar por consiguiente la productividad.

De igual manera, la administración de las nóminas se hará mucho más sencilla, pues se podrá saber en tiempo real la situación de cada empleado. Por lo tanto, dispondremos de un proceso totalmente automatizado para cumplir con estas tareas.

2.      Un sistema preciso

No tendrás que depender de que los empleados hagan sus propios informes de horas laboradas. El software te permitirá tener un control total sobre estos aspectos, evitando todos los problemas que un procedimiento manual puede traer consigo. Los números no mienten, por lo que las situaciones de inconformidad se acabarán. De igual manera, los procesos para el personal de recursos humanos serán mucho más sencillos, que llevar un control en Excel o con un sistema de tarjetas.

3.      Gestiona de manera fácil el trabajo remoto

Si tu empresa ha pensado seriamente en brindar opciones de trabajo flexibles, un software de control de horarios te será de mucha ayuda. Con este podrás gestionar de manera sencilla la entrada, asistencia y salida de trabajadores que aunque trabajen en casa deben de cumplir con sus horarios.

A pesar de que este proceso tendrá que ser implementado directamente por personal de recursos humanos o por los jefes de cada área; contar con un control en todo momento, te permitirá seguir contando con empleados productivos, aún sin estar en la oficina.

4.      Empleados satisfechos

El permitir a los empleados disponer de pagos puntuales y correctos es un aliciente para ellos. Un software de control de horario permite que los trabajadores sepan con toda seguridad que esperar al final de cada quincena. Por lo tanto, eliminar el error humano es benéfico para la tranquilidad de tus colaboradores.

5.      Manejo de los turnos y de los horarios de manera sencilla

Con este software, el manejo de turnos completos, el asignamiento de tareas específicas y/o las horas extras de cada empleado (no importando el tamaño de tu empresa) podrán llevarse de forma muy sencilla.

Si estás pensando en implementar un control horario en tu compañía por medio de un software preciso, sin límite de usuarios y que te ofrezca innumerables ventajas, pide informes al equipo de toctime. Estaremos encantados de ayudarte.

Las ventajas para su empresa al sustituir el control de horas manual en papel o Excel por un programa automatizado

  • por

Hoy en día con la legislación vigente es muy importante que las empresas lleven un control de horas trabajadas por lo empleados tanto por interés de la propia empresa como por el interés del trabajador.

Un buen control de horas se traduce en una mejor relación entre empleado y empresa, además en muchos de los casos se mejora la productividad y la rentabilidad, sobre todo cuando se realiza teletrabajo.

El teletrabajo produce una sensación de libertad y bienestar que suele ser compensado como ya se ha dicho con una mayor productividad y rentabilidad, ya que el trabajador se encuentra más feliz y agradecido.

Además no se tienen pérdidas de tiempo ni costes por las distancias a recorrer entre el hogar y el lugar de trabajo. Claramente las distancias son un obstáculo tanto para la empresa como para el empleado.

No queremos entrar en detalles de todas las ventajas que puede aportar el teletrabajo, pero es bien sabido que para llevar a cabo dicho sistema de trabajo a distancia es importante llevar un buen control horario, tanto para los empleados que trabajan fuera de la empresa como para los que no.

Existen muchos sistemas y programas para llevar a cabo dicha tarea, pero nosotros queremos hacer hincapié en el sistema de control mediante hojas de cálculo en Excel o plantillas en papel que algunas empresas han decidido utilizar.

Quizás esta pueda parecer la forma más sencilla de llevar a cabo el control de horas, sobre todo si lo comparamos con algunos programas muy completos destinados a dicha tarea, estos son por supuesto grandes soluciones, pero quizás demasiado complejas para ciertos tipos de empresas que no necesitan tantas funcionalidades ni pagar un precio elevado por un software del cual solo necesitan algunas pequeñas características.

Por ese motivo muchas empresas optan por simplificar y llevar el control de horas en papel o en Excel, esto puede parecer algo simple al principio pero en realidad no es la mejor opción a largo plazo.

Cuando una empresa toma la decisión de llevar el control de horas manualmente está añadiendo un incremento de trabajo a la persona encargada de gestionar, revisar, calcular, repartir y todo lo que concierne al control de horas en una empresa donde exista cierto número de trabajadores, además está también añadiendo una carga de trabajo y responsabilidad adicional a cada uno de los trabajadores que deben estar pendientes de apuntar y firmar las horas manualmente.

Además de todo lo anterior hay que tener en cuenta el factor de error humano a la hora de gestionar todas estas tareas manualmente y la poca fiabilidad en cuanto a la facilidad de manipulación de los documentos.

Como imagen de empresa en cuanto a fiabilidad y confianza de cara a sus empleados o a un inspector deja mucho que desear una gestión del control de la jornada laboral en papel o Excel.

Por ese motivo es recomendable gestionar el control de horas mediante un software que le ayude automatizar dichos procesos y a preservar la integridad de los registros, además el control de asistencia laboral mediante un software le ayudará a evitar ausentismos laborales, impuntualidades y otros problemas que afectarían a la productividad de su empresa.

Quizás ya se haya planteado el uso de algún software en más de una ocasión pero no ha terminado de dar el paso por el precio y la complejidad de los mismos, si ese es el motivo entonces es posible que nuestro software sea su solución.

Nuestro software TocTime, es una herramienta pensada única y exclusivamente para sustituir el control de horas mediante papel o hojas de Excel, TocTime es una programa igual de sencillo de utilizar que las hojas pero al mismo tiempo le permite automatizar procesos que le ayudaran ahorrar tiempo, dinero, evitar errores y problemas.

Como bien sabrá los empleados son lo más importante para su organización ya que son la base principal de su productividad y por ese motivo utilizar ToTime para llevar un control de entrada y salida de personal le permite poner en marcha un buen mecanismo contra el enemigo de la productividad de su empresa que son el ausentismo y la disminución de la rentabilidad.

TocTime es lo más parecido al control de horas en papel que utiliza en su empresa, es muy fácil de utilizar, no requiere aplicar complejos horarios por cada trabajador, mantiene los registros para su posterior acceso o inspección, preserva la integridad de los registros, permite registrar entradas, salidas, incidencias, geolocalizacion, calcular las horas automáticamente, imprimir las horas mensuales listas para firmar y mucho mas.

TocTime es su plantilla de control de horas en papel pero mucho mejor, deje de perder tiempo y dinero, deje de hacer perder el tiempo a sus empleados y pruebe TocTime, su aplicación de control horario.

ToctTime – Actualización 1.0.1 – Geolocalización de fichajes y ubicación en el mapaTecnoLOPD

  • por
Nuevo formulario mapa de geolocalización por GPS para los fichajes de control horario

Se ha implementado la geolocalización para los fichajes, tanto desde el sistema con usuario y contraseña como a través del quiosco con pin

(Para una localización fiable desde el dispositivo móvil es fundamental que el empleado tenga activado el GPS en el momento de fichar)

Se ha agregado un botón ver y  un campo adicional a la pantalla de gestión de fichajes tanto del perfil de empresa como el de empleado, en dicho campo se podrán visualizar las posiciones de longitud y latitud registradas durante el fichaje.

Se ha incorporado un formulario que muestra el mapa y localiza la posición del fichaje, dicho formulario puede ser abierto desde la pantalla de fichajes.

En el momento de abrir el formulario del mapa se recuperan los datos de localización y se posiciona en el lugar del fichaje una foto del empleado (Si tuviera) y su nombre.

Recuerde que la geolocalización a través de los fichajes web desde un ordenador o un dispositivo sin GPS pueden no ser fiables ya que utilizan técnicas de geolocalizacion basadas en IP, para una geolocalización fiable se recomienda fichar con un dispositivo móvil con el GPS activado en el caso que realmente tenga interés en geolocalizar el lugar del fichaje.

OnLOPD Online – Versión 1.3.0 – 22/12/2023 Actualización

1 Se ha actualizado el backend del programa a la última versión 8.2.13 de PHP estable.

2 Debido a la actualización de PHP se ha actualizado el sistema de subida de CSV de autorizaciones y equipos debido a un comando de PHP obsoleto que impedía la subida correcta de los archivos al servidor.

3 Se ha realizado una mejora visual para las fuentes de texto que se veían borrosas en navegadores basados en CHROMIUM como EDGE o CHROME

4 Recientemente, Google ha decidido bloquear «supuestamente por seguridad» la previsualización de PDF’S de gran tamaño directamente desde el navegador, degradando la experiencia de usuario.

Para solventar este bloqueo se ha implementado un sistema para las previsualizaciones de los documentos PDF que en los casos que se esté utilizando navegadores basados en CHROMIUM como EDGE o CHROME se ofrecerá la posibilidad de descargar el PDF si este supera 2M de tamaño.

OnLOPD Online – Versión 1.2.9 – 19/11/2023 Actualización

  • por

Análisis de necesidad (Página 4, Art. 35.1)
1 Al marcar la casilla de algún apartado y cumplimentar su campo relacionado, el contenido de dicho campo no se trasladaba en el instante de insertar el informe final (Solucionado)

2 Al cumplimentar un campo y cambiar de pestaña, si se guardaba el análisis, el contenido del campo se perdía (Solucionado)

3 Al abrir un análisis previamente cumplimentado, la barra de riesgo no reflejaba el estado actual hasta que no se interactuaba con algún apartado (Solucionado)

4 (Nuevo) En el apartado de terceros se ha añadido un botón que permite abrir el listado de encargados y seleccionar uno o varios de ellos para facilitar su inserción en el campo.

5 (Nuevo) En el campo de identificación de sistemas, también se ha incluido un desplegable que permite seleccionar registros de diferentes anexos para facilitar su cumplimentación.

Plantillas de Activos
Se ha corregido un error que impedía cargar y seleccionar registros de los anexos.

Cláusulas específicas del cliente (Nuevo)
1 En las opciones de configuración de impresión se ha añadido una tercera opción que permite imprimir solamente la segunda capa tanto desde la propia pantalla de cláusulas como desde la de autorizaciones.

2 En la edición de las cláusulas, en la segunda capa, apartado responsable, se ha añadido un botón que permite rellenar los campos automáticamente con los datos del responsable existentes en Datos de empresa

Listado de revisión (Nuevo)
Se ha incluido una nueva pantalla de observaciones en el menú del cliente, documentos/revisión/observaciones, el contenido de esta pantalla solo aparecerá al imprimir el documento de revisión.

Contrato previo entre consultor y cliente (Nuevo)
El contrato previo entre consultor y cliente ahora es posible editarlo, dicha opción se ha incluido en el menú del consultor /plantillas consultor /Contratos/Consultor & Cliente

Desde esa pantalla podrá confeccionar el contrato a su medida y este se podrá imprimir desde la pantalla de cliente de /Empresa/Responsable.

Variables globales (Nuevo)
Se han incluido dos variables nuevas relacionadas con el consultor
$DIR_CON$ Para la dirección y $NIF_CON$ para el NIF.

PDF En tabletas o dispositivos Android
Las políticas de algunos navegadores de Android como por ejemplo los basados en chromium como EDGE o Chrome, no permiten que los navegadores abran directamente archivos PDF.
En su lugar se mostrará un enlace para que se puedan descargar.

Actualmente se tiene constancia que el navegador Firefox para Android, si permite visualizar directamente el PDF sin estropear la experiencia de usuario.

Pantalla de cuenta
Se ha revisado la opción de enviar los datos de acceso que se implemento en la versión anterior.
Debido a un fallo en la actualización no se enviaba el correo electrónico. (Solucionado)

OnLOPD Online – Versión 1.2.8 – 04/09/2023 Actualización.

DOCUMENTACIÓN

Paginación

Se ha corregido un error que provocaba que aun estando desactivada la opción de paginación aparecieran algunos documentos paginados o con la palabra “Pág.” en el pie de página.

Los documentos corregidos han sido:
Portada cláusula, portada del documento de seguridad e índice de los anexos.

Nombramientos

A partir de ahora, al imprimir los registros de nombramientos:
– Si un nombramiento tiene indicado la fecha de baja, las líneas para firmar no aparecerán.
– Se imprimirán agrupados por fecha de alta y de baja, en primer lugar aparecerán aquellos con fecha de alta y en segundo lugar con fecha de baja. (Cada grupo aparecerá ordenado por código ascendente, por lo que dependiendo del orden de alta y el momento de la baja, es posible que al imprimir los registros, los códigos no sean correlativos).
– Si el campo fecha de baja no se cumplimenta no se mostrará y si se cumplimenta se mostrará a continuación de la fecha de alta.

PANTALLAS

Cuenta
Se ha añadido una casilla “Enviar Datos [ ]” Si se marca esta casilla, permite enviar los datos de acceso al usuario al email indicado.

Para enviar los datos de acceso es obligatorio cambiar la contraseña, una vez cambiada, pulse en guardar y los datos de acceso se guardaran y se enviaran al email.

Menú Cliente
Se ha modificado el menú del cliente para permitir fijar el menú de anexos (Proactividad).

Puede seguir utilizando el menú desplegable, pero si desea fijar el menú podrá hacerlo haciendo clic encima del botón principal llamado (Proactividad)

Soportes
Se ha solucionado un error que provocaba que los ejemplos del desplegable de soportes aparecieran siempre en castellano independientemente del idioma seleccionado.

Autorizaciones
1 Solucionado un error que impedía imprimir el documento para todos los usuarios si el usuario seleccionado no tenía la misma clave que el documento.

Ahora podrá utilizar la opción de imprimir el documento seleccionado “para todos los usuarios” aunque el usuario seleccionado tenga otra diferente, siempre y cuando existan usuarios con la misma clave que el documento.

2 Se ha añadido la posibilidad de seleccionar varios documentos a la vez para imprimir con el objetivo de que aparezcan unidos en un solo PDF.

Para ello, seleccioné la casilla “[✅ ]Múl.”(de múltiple) que activara la selección múltiple del listado e impedirá que se impriman al pulsar encima de ellos.

A continuación seleccione los documentos y pulse el botón imprimir que apareció al lado de la casilla “[✅ ]Múl.” Después de seleccionarla.

Para volver al sistema normal, desmarque la casilla “[✅ ]Múl.”

Debido a la complejidad de parámetros de cada documento, esta opción permanecerá en beta y puede ser eliminado si comporta problemas.

La opción de impresión múltiple de documentos tiene algunas limitaciones.

Solo podrá seleccionar e imprimir varios documentos a la vez si su procedencia es la misma, esto es, o todos procedentes del editor, del Doc. Fijo o de las cláusulas específicas de cliente.

Si se seleccionan varios documentos del editor para ser cumplimentados por un solo usuario (El seleccionado), los documentos seleccionados deben contener también la misma clave o la clave vacía.

No puede seleccionar un documento con por ejemplo la clave SIN_ACCESO y otro CON_ACCESO, si resulta que el usuario es CON_ACCESO, los dos documentos deberán tener la clave CON_ACCESO.

Si selecciona la opción de imprimir con todos los usuarios, esta limitación no afecta.

Si imprime dos cláusulas específicas de cliente, la configuración de impresión de la primera cláusula seleccionada se utilizará para la segunda, aunque la segunda cláusula tenga su propia configuración.

OnLOPD Online – Versión 1.2.7 – 18/07/2023 Revisión.

1 ANEXOS ESTRUCTURA INFORMÁTICA
Se ha incrementado el límite de caracteres del campo web de 100 a 1000

2 POST ADAPTACIÓN AUDITORÍA
Se ha confeccionado el documento de impresión para la versión de WORD debido a que solo estaba disponible en PDF.

3 CONTRATO ENCARGADO
Se ha actualizado la plantilla del sistema del contrato del encargado y el contrato invertido, los cuales continuaban con la variable del delegado de protección de datos antigua $DEL_PRO$.

$DEL_PRO$ se ha sustituido por $DPD_ENC$

IMPORTANTE!!!
Existen en el programa tres variables relacionadas con el delegado de protección de datos que no debe confundir, $DPD_ENC$, $DPD_EMP$ y $DPD_CLA$.

$DPD_ENC$
Esta variable es exclusiva para insertar solo en documentos de tipo CONTRATO ENCARGADO y se sustituye por el contenido cumplimentado en el campo del DPD del encargado en la pantalla de encargados.

$DPD_EMP$
Esta variable es global y puede insertarse en cualquier documento editable y se sustituye por el DPD de la empresa/cliente, dicho contenido se puede cumplimentar en el menú del cliente en el submenú EMPRESA/DPD.

$DPD_CLA$
Esta variable es exclusiva para insertar solo en los campos de la propia pantalla de cláusulas específicas de cliente, no sirve para documentos editables, su contenido se cumplimenta directamente desde la propia pantalla de cláusulas específicas de cliente. Los campos de dicha pantalla soportan sustitución de variables, pero sus cláusulas no están disponibles en el editor.

OnLOPD Online – Versión 1.2.6 – 02/05/2023 Revisión.

Documentación

Se han añadido dos nuevas variables, $FEC_SIL$ y $PAI_CES$
$FEC_SIL$ se ha añadido como variable global y se sustituye por la fecha actual del sistema con el siguiente formato: 16 de Agosto de 1978. (Tenga en cuenta que no se puede modificar, si desea tener control sobre la fecha utilice las variables $FEC_NUM$ o $FEC_LIT$)

Tanto $FEC_NUM$ o $FEC_LIT$ muestran la fecha que se haya indicado en el campo fecha, del último registro de la pantalla, del registro de modificaciones, del menú pos adaptación, a no ser que no contenga registros o que el último tenga el campo de fecha vació, en cuyo caso se mostrará la fecha actual del sistema.

$PAI_CES$ se ha añadido como variable exclusiva de cesiones, por lo tanto, solo puede ser utilizada en documentos de dicho tipo, como por ejemplo en el contrato de cesión de datos.

La variable será sustituida por el valor indicado en el campo país de la pantalla de cesiones del menú pos Adaptación.

Si necesita este valor en el contrato, debe editarlo para añadir la variable en la parte del documento que crea conveniente, ya que no viene incluida por defecto.

Pantalla de cesiones

Ahora en el listado de cesiones aparece el campo país si este, se ha cumplimentado.

En el contrato de cesiones no aparecerá a no ser que lo necesite, si es así edite el contrato e incluya la nueva variable $PAI_CES$.

Pantalla de violaciones
Se ha solucionado un error que hacía que se imprimiera el listado manual en castellano, aun teniendo el idioma del cliente en catalán.

Pantalla de registro de modificaciones
Se ha solucionado un error que se producía después realizar un cambio.

OnLOPD Online – Versión 1.2.5 – 26/04/2023 Revisión.

Documentación
Se han hecho ajustes en el índice del documento editable de introducción e índice RGPD con el objetivo de mantener una coherencia entre la documentación y la interfaz.

El apartado Anexo F. violaciones de seguridad y gestión de incidencias se ha movido de medidas proactivas a post adaptación y pasa a llamarse simplemente Violaciones de seguridad.

En el lugar de dicho apartado se ha colocado el apartado de Registros de incidencias que pasa a ocupar el anexo F.

El resto de índices prefijados no editables ya han sido actualizados, así como el listado de impresión.

Se han eliminado referencias al registro de accesos, el cual ya no existía.

Recuerde que si dispone de documentación personalizada debe actualizar el documento, introducción e índice RGPD ya sea manualmente o importándolo del sistema.

Cualquier duda o errata contacten con soporte.

Pantalla Incidencias
Se ha solucionado un error de impresión en la pantalla de incidencias del menú de medidas proactivas.

Pantalla de Configuración de la documentación
En el apartado de personalización de colores se ha añadido el apartado de incidencias que antes no estaba.

Se ha intentado conservar la personalización de colores actuales, pero debido a un error en la adición del nuevo color se han tenido que restablecer todos los colores por defecto, disculpad las molestias.

OnLOPD Online – Versión 1.2.4 – 20/04/2023 Revisión.

Autorizaciones

Se ha agregado la columna clave asociativa al Excel de importación de autorizaciones.

Esto permitirá indicar una clave asociativa personalizada de documentos por defecto, para los empleados que se vayan a importar  a autorizaciones.

En el caso de que el contenido de la celda de dicha columna se omita, el valor seguirá siendo por defecto TRAB_CON_ACCESO y TRAB_SIN_ACCESO dependiendo de si se omite o no la celda de la columna de tratamientos.
Recuerde que si inserta una llave asociativa personalizada, esta llave debe estar asignada también a un documento para que funcione.

Documentación
Se ha solucionado un error de codificación que provocaba que aparecieran caracteres especiales en lugar de espacios.